L’audit d’un parc d’imprimantes permet pour une entreprise de connaître à un instant donné la situation réelle de son parc d’impression. Cette cartographie relève le coût et les dépenses du parc d’imprimante et évalue les besoins présents et futurs d’une entreprise en matière d’impression.
Les objectifs de l’audit du parc imprimantes
Dans votre entreprise, vous disposez de photocopieurs, de scanners et d’imprimantes multifonctions qui sont utilisés par vos collaborateurs. L’audit est l’étape importante et indispensable afin de connaître les coûts générés par votre parc d’impression. Ce dernier représente, pour certaines structures, un budget élevé.
Il sert aussi à mettre en avant des axes d’amélioration en fonction des besoins d’impression de votre entreprise, en établissant une politique d’impression efficace.
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Connaître la globalité des coûts
Le coût global de votre parc d’impression est composé du prix d’achat de votre matériel auquel il faut rajouter le coût des consommables et de leur stockage ainsi que le prix lié au contrat de maintenance des machines. Faire l’état des lieux précis de ces postes est primordial pour envisager de faire des économies et optimiser votre parc existant.
Déterminer les besoins des utilisateurs
Connaître le nombre de machines et leur emplacement permet de définir une politique d’impression infaillible. Il faut observer les habitudes des collaborateurs et exploiter les rapports générés par les copieurs pour connaître la quantité de documents imprimés. Ainsi, il est possible de déterminer le nombre et le type de machines nécessaires dans l’entreprise afin de limiter les usages abusifs.
Pourquoi mettre en place une politique d’impression ?
La mise en place d’une politique d’impression passe par l’adoption de bonnes pratiques au sein de l’entreprise dans le but de réduire l’impact environnemental, diminuer les coûts d’énergie et d’impression et améliorer la productivité des salariés..
Pour rationaliser l’usage des imprimantes
Une politique d’impression permet de rationaliser l’usage des imprimantes ou photocopieurs. Pour cela le personnel doit suivre des bonnes pratiques (workflow) pour pouvoir faire des économies importantes : réduction du nombre d’impression, impression recto-verso et en noir et blanc …
Pour augmenter la productivité des collaborateurs
Pour augmenter la productivité des collaborateurs, votre entreprise doit confier le service de maintenance des machines à des experts qui maintiennent à niveau leur fonctionnement et qui gère le remplacement des consommables. De cette manière, il y a moins de temps perdu et moins de coupures d’activité puisque l’ensemble du parc est opérationnel.
D’ailleurs, la productivité est encore plus améliorée si les impressions sont redirigées vers des appareils plus adaptés.
Pour simplifier l’impression mobile
Le travail se veut moins sédentaire et plus nomade. C’est pourquoi il faut penser à mettre en place des solutions d’impression à partir d’un smartphone ou tablette. Pour les collaborateurs en déplacement professionnel, l’idéal est qu’ils puissent imprimer un document chez un client sans entrer sur le réseau local, via un code reçu sur leur smartphone par exemple.
Pour imprimer éco-responsable
Enjeu majeur de toutes les sociétés, l’impact environnemental causé par les impressions doit faire partie de la politique d’une entreprise. Les conseils à suivre consistent à trier les déchets, utiliser du papier recyclé, limiter le gaspillage… .
Dans le même registre, la consommation d’énergie est un poste crucial de la cartographie du parc d’imprimante en raison du coût croissant de l’énergie.
Pour piloter et suivre sa politique
Le chef d’entreprise peut avoir recours à une société spécialisée dans le domaine de l’audit des parcs d’impression. Avec l’aide d’un collaborateur de l’entreprise, le partenaire effectue une investigation pour déterminer le coût affecté au parc d’impression de votre structure.
Il est compétent pour analyser les problématiques, réunir les informations utiles, extraire des données enfouies….
Au terme de sa mission, il met en place le management le plus approprié qui vous autorise à piloter, à superviser l’ensemble du parc et à étudier les comportements des utilisateurs.